Privacybeleid

3P nv, met maatschappelijke zetel te 2000 Antwerpen, Verviersstraat 1 – B 5.1, KBO-nummer 0475.480.736 (hierna ‘3P’) hecht veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van alle personen die gebruik maken van haar toepassingen. 3P houdt er dan ook aan (uw) persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. We raden u aan om dit Privacybeleid zorgvuldig te lezen, want die is van toepassing op elk gebruik van de 3P-Software en op de levering door 3P van enige andere producten en/of diensten. Met dit beleid wil 3P u meer in detail informeren over de verwerking van (uw) persoonsgegevens specifiek in het kader van het gebruik en/of de levering van (al) onze producten en/of diensten (hierna de “Verwerking”). Door de 3P Software of andere producten en/of diensten van 3P te bestellen, te gebruiken of te ontvangen (hierna het ‘Gebruik’), erkent de gebruiker dit Privacybeleid te hebben gelezen en integraal, onvoorwaardelijk en uitdrukkelijk in te stemmen met de inhoud ervan.

3P kan voor, tijdens en/of na het Gebruik, al naar gelang het geval, zowel optreden als verwerkingsverantwoordelijke, zoals gedefinieerd in de algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (Eu) 2016/679 van het Europees Parlement en De Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG), dan wel als verwerker, die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

Hieronder zet 3P haar beleid uiteen voor haar optreden in deze respectievelijke hoedanigheden:

(1) 3P ALS EIGENAAR EN VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING

1 3P is eigenaar van de 3P Software en verantwoordelijk voor de verwerking van (uw) persoonsgegevens zoals hierna bepaald.

3P verwerkt de persoonsgegevens van de door de klant opgegeven contactpersonen met het oog op ‘klantenbeheer’, i.e. om met de klant in contact te treden met betrekking tot de diensten, alsook om licentiesleutels voor de 3P Software aan de gebruikers hiervan te verlenen alsook hun geldigheid te controleren en frauduleus gebruik van de 3P Software op te sporen.

De contactpersonen betreffen enerzijds de houders van een nominatieve licentie voor het gebruik van de 3P Software, maar anderzijds ook alle andere personen waarvan de persoonlijke gegevens aan 3P worden gecommuniceerd in het kader van het Gebruik, zoals doch niet uitsluitend contactpersonen voor opvolging van facturatie, contactpersonen van interne of externe ICT-dienst van de klant en leidinggevenden van de organisatie.

De contactpersonen hebben een recht van informatie, van toegang en verbetering, van vergetelheid, van overdraagbaarheid, van bezwaar en een recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluiten met betrekking tot hun gegevens. De betreffende persoonsgegevens worden bewaard tot  maximaal 2 (twee) jaar na het beëindigen de licentieovereenkomst die de klant met 3P heeft gesloten.

2 U aanvaardt uitdrukkelijk dat 3P hiervoor volgende persoonsgegevens verwerkt per contactpersoon:

Titel, naam, voornaam, functietitel, afdeling, adresgegevens, (vast en/of mobiel) telefoonnummer, faxnummer, mailadres en in het geval van gebruikers van de 3P Software eveneens hun NT gebruikersnaam, PC naam, MAC adres van hun toestel alsook statistische gegevens over hun persoonlijke gebruik van de 3P Software.  

3 3P neemt de nodige passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau van de persoonsgegevens te waarborgen, en om ze te beschermen tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen omvatten in het bijzonder:
(a)   het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen;
(b)   het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen;
(c)   een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de betreffende verwerking(en).

4 3P neemt afdoende organisatorische maatregelen om (i) de toegang voor onbevoegde personen tot de ruimtes waar de persoonsgegevens worden verwerkt te vermijden en (ii) de toegang tot de persoonsgegevens te beperken tot de werknemers en/of aangestelden voor wie zulke toegang noodzakelijk is voor de verwerking(en) van de persoonsgegevens.

5 3P houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten waarvoor ze verwerkingsverantwoordelijke is.

 

(2) 3P ALS VERWERKER TEN BEHOEVE VAN DE KLANT

De klant (of diens aangestelde) treedt, ten aanzien van de persoonsgegevens die hij via de 3P Software zal verwerken, op als verantwoordelijke voor de verwerking en zal derhalve de verplichtingen hieromtrent naleven. 3P treedt hieromtrent uitsluitend op als verwerker van de persoonsgegevens.

Door de aanvaarding van dit privacybeleid geeft de klant uitdrukkelijk de schriftelijke instructie aan 3P om, tijdens de duur van de licentieovereenkomst die de klant met 3P heeft gesloten betreffende het gebruik van de 3P Software, de onderstaande persoonsgegevens in haar opdracht te verwerken.

1 De persoonsgegevens

3P zal enkel persoonsgegevens verwerken die in de 3P Software worden ingevoerd door de gebruikers ervan, met name:

Titel, naam, voornaam, functietitel, afdeling, adresgegevens, geslacht, telefoonnummer, en/of mailadres.

Voor zover de verwerking gebeurt op grond van de toestemming van de betrokkene, garandeert de klant dat hij het bewijs heeft dat deze toestemming werd verleend.

2 De doeleinden voor de verwerking

De verwerking van deze persoonsgegevens strekt uitsluitend tot:

een optimaal en op maat van de klant afgesteld gebruik van de 3P software, het op verzoek van en in overeenstemming met de instructies van de klant gericht ingrijpen en doorvoeren van wijzigingen en updates in het beheer van specifieke overheidsopdrachtendossiers, het vaststellen van fraude of inbreuken tegen de aan de klant via de gebruikslicentie verleende rechten, het bijhouden van backups van de 3P databank ten behoeve van de continuïteit van het Gebruik door de klant en ondersteunende diensten door 3P, het op verzoek van en in overeenstemming met de instructies van de klant ter beschikking stellen aan derden van data van de klant via bibliotheken in de 3P Software (zoals de bestekbibliotheek) en online platformen (zoals webportaal voor werkopdrachten).

3 De middelen

1 3P zal de persoonsgegevens verwerken uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van de klant en op een wijze die:
(a)   ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is;  
(b)   niet onverenigbaar is met de doeleinden bepaald in punt 2;          
(c)   het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan dat voor de doeleinden noodzakelijk is.

2 3P neemt de nodige passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau van de persoonsgegevens te waarborgen, en om ze te beschermen tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen omvatten in het bijzonder:
(a)   het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen;
(b)   het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen;
(c)   een procedure voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de betreffende verwerking(en).

3 3P neemt afdoende organisatorische maatregelen om (i) de toegang voor onbevoegde personen tot de ruimtes waar de persoonsgegevens worden verwerkt te vermijden en (ii) de toegang tot de persoonsgegevens te beperken tot de werknemers en/of aangestelden voor wie zulke toegang noodzakelijk is voor de verwerking(en) van de persoonsgegevens.

4 3P houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die zij ten behoeve van de klant verricht.

4 De Prestaties door 3P

1 3P zal de geheimhouding van de persoonsgegevens ontvangen van de klant respecteren, tenzij een wettelijk voorschrift, een rechterlijk bevel of een specifieke instructie van de klant de mededeling van de gegevens vereist, in welk geval de klant eerst zal worden ingelicht.

2 3P zal zich niet beroepen op andere verwerkers zonder voorafgaande specifieke of algemene toestemming van de klant. 3P waarborgt verder dat de medewerkers die de verwerking doen, zich tot geheimhouding hebben verbonden of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden. Deze personen verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de klant.

Door de aanvaarding van dit Privacybeleid geeft de klant uitdrukkelijk de algemene toestemming aan 3P om beroep te doen aan andere verwerkers:
(a)   voor het opslaan van gegevens op externe servers, voor zover de aanbieders van deze servers een verwerkersovereenkomst afgesloten hebben met 3P waarin equivalente voorwaarden als beschreven in dit Privacybeleid eveneens worden opgelegd aan de aanbieder;
(b)   voor onderaannemers zoals freelance software developers, voor zover de betrokken personen die de verwerking doen zich tot geheimhouding hebben verbonden of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden equivalent aan de medewerkers van 3P.

Door de aanvaarding van dit Privacybeleid geeft de klant 3P uitdrukkelijk de algemene toestemming om:
(a)   naam, telefoonnummer en mailadres van de contactpersoon van de overheidsopdrachten die worden opgenomen in de bestekbibliotheek ter beschikking te stellen aan derden;
(b)   backups van de 3P database van de klant bij te houden met het oog op herstellen van de operaties in het geval van bedrijfsonderbreking alsook met het oog op haar diensten ter ondersteuning van de klant bij het gebruik van 3P;
(c)   persoonlijke gegevens te publiceren op het 3P webportaal van de klant in overeenstemming met de toegangsrechten en parameters die door de klant voor dit webportaal worden ingesteld (zoals bijvoorbeeld het tonen van de aanvrager van een werkopdracht).  

3 Ingeval er zich een situatie voordoet waarin de klant beroep wenst te doen op de bijstand van 3P, zal de klant 3P onmiddellijk hieromtrent schriftelijk per e-mail en per telefoon in kennis stellen. 3P verbindt zich ertoe de nodige bijstand te verlenen aan de klant bij:
(a)   de uitvoering van de plicht van de klant om verzoeken van een betrokkene wiens persoonsgegevens worden verwerkt, te beantwoorden;
(b)   het nemen van de passende maatregelen voor de beveiliging van de persoonsgegevens en het melden van inbreuken op de beveiliging van de persoonsgegevens;
(c)   het voeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, voor zover de klant meent dat dergelijke beoordeling (wettelijk) vereist is.

4 3P zal de klant bovendien alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de nakoming van haar verplichtingen als verwerker aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door de klant of een door de klant gemachtigde controleur, mogelijk maakt en eraan bijdraagt. Zulke audits vinden plaats gedurende de gebruikelijke werkuren van 3P, en mits voorafgaande kennisgeving uiterlijk 15 dagen vooraf van de datum van de voorziene audit. De kosten van deze audit zijn volledig ten laste van de klant. 3P zal haar volledige medewerking verlenen.

5 Na afloop van de verwerkingsdiensten zal 3P, naargelang de keuze van de klant, alle persoonsgegevens wissen of deze aan haar terugbezorgen, en bestaande kopieën verwijderen, tenzij opslag van de persoonsgegevens is verplicht.

6 3P zal de persoonsgegevens van de klant nooit op een locatie buiten de Europese Economische Ruimte opslaan. Dezelfde beperking zal opgelegd worden aan andere verwerkers waarop 3P beroep doet.

5 Aansprakelijkheid

1 Ingeval er tegen de klant een vordering of klacht door een derde of een betrokkene wordt ingediend die betrekking heeft op één van de verplichtingen inzake verwerking, dan zal de klant 3P hiervan onmiddellijk inlichten. 3P zal zijn medewerking verlenen aan de klant om deze klacht of vordering te beantwoorden en desgevallend de nodige handelingen stellen, op kosten van de klant.  

2 Conform de algemene voorwaarden van 3P kan 3P niet aansprakelijk worden gesteld voor enige (grove) fout of nalatigheid van haar of haar medewerkers in de uitvoering van de verwerking.

 

(3) VARIA

1 Indien één van de bepalingen van dit privacybeleid nietig verklaard zou worden, tast deze nietigheid de geldigheid van de andere bepalingen niet aan. Indien zulke nietige bepaling de aard zelf van dit privacybeleid zou aantasten, zullen de Partijen onmiddellijk en te goeder trouw onderhandelen over een geldige bepaling ter vervanging van de nietige bepaling, die zoveel als mogelijk beantwoordt aan het doel van de nietige bepaling.

2 Indien u vragen heeft m.b.t. dit privacybeleid, kan u 3P steeds contacteren via het e-mailadres info@3P.eu met de vermelding “Betreft 3P Privacybeleid”.