Politique de confidentialité

3P SA, dont le siège social est situé à 2000 Anvers, Verviersstraat 1 – B5.1, au numéro d’entreprise BCE 0475.480.736 (ci-après « 3P ») accorde beaucoup d'importance à la protection de la vie privée de toutes les personnes qui utilisent ses applications. 3P tient donc à traiter vos données en conformité avec la législation, de manière correcte et transparente. Nous vous encourageons à lire attentivement cette politique de confidentialité, car elle s’applique à toute utilisation du logiciel 3P ainsi qu’à tout autre produit et / ou service livré par 3P. A travers cette politique de confidentialité, 3P s’engage à vous informer de manière détaillée sur le traitement de (vos) données personnelles, spécifiquement dans le contexte de l’utilisation et/ou de la livraison de (tous) nos produits et/ou services (ci-après le « Traitement »). En commandant, en utilisant ou en recevant le logiciel 3P ou d’autres produits et/ou services de 3P (ci-après « l’Utilisation », l’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de cette Politique de Confidentialité et avoir accepté intégralement, inconditionnellement et explicitement son contenu.

3P peut, avant, pendant et / ou après l'Utilisation, selon le cas, agir en tant que responsable du traitement, tel que défini dans la loi vie privée (Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et Du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) ou en tant que sous-traitant, qui traite les données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Ci-dessous, 3P définit sa politique pour son action dans ses activités respectives :

(1) 3P EN TANT QUE PROPRIETAIRE ET RESPONSABLE DU TRAITEMENT

1 3P est propriétaire du logiciel 3P et est responsable du traitement de (vos) données personnelles comme indiqué ci-dessous.

3P traite les données personnelles des personnes de contact spécifiées par le client en vue de « la gestion de clientèle », c’est-à-dire afin de contacter le client par rapport aux services et afin d’attribuer des clés de licence aux utilisateurs ainsi que de vérifier la validité de ces clés et de détecter l’utilisation frauduleuse du logiciel 3P.

Les personnes de contact sont d’une part les titulaires d’une licence nominative, mais d’autre part également toutes les autres personnes dont les données personnelles sont communiquées à 3P dans le cadre de l’Utilisation, telles que, mais pas exclusivement, les personnes de contact pour le suivi de la facturation, les personnes de contact du service informatique interne/externe du client ou les dirigeants de l'organisation.

Les personnes de contact ont un droit d’information, d’accès, de rectification, d’oubli, de portabilité,  d’opposition et un droit de de ne pas être soumis à des décisions individuelles automatisées concernant leurs données. Les données personnelles en question seront conservées pendant un maximum de 2 (deux) ans après la résiliation du contrat de licence que le client a conclu avec 3P.

2 Dans ce cadre, vous acceptez explicitement que 3P traite les données personnelles suivantes par personne de contact :

Titre, nom, prénom, fonction, département, adresse, numéro de téléphone (fixe et / ou mobile), numéro de fax, adresse e-mail et, dans le cas des utilisateurs du logiciel 3P, nom d'utilisateur NT, nom PC, adresse MAC de l'appareil ainsi que des données statistiques à propos de leur utilisation personnelle du logiciel 3P.

3 3P prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité des données personnelles adapté aux risques et pour les protéger contre tout traitement non autorisé et contre toute perte, destruction ou dommage involontaire. Ces mesures comprennent notamment :
(a)    la capacité de garantir de manière permanente la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et services de traitement;
(b)    la capacité de réparer la disponibilité et l'accès aux données personnelles en temps opportun en cas d'incident physique ou technique;
(c)    une procédure pour tester, évaluer et évaluer l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour la sécurité du (des) traitement (s) à intervalles réguliers.

4 3P prend des mesures organisationnelles adéquates pour (i) empêcher l'accès des personnes non autorisées aux salles où les données personnelles sont traitées et (ii) restreindre l'accès aux données personnelles aux employés et / ou aux personnes nommées pour lesquelles un tel accès est nécessaire pour le traitement de données personnelles.

5 3P tient un registre des activités de traitement pour lesquelles il est responsable de traitement.

 

(2) 3P EN TANT QUE SOUS-TRAITANT POUR LE COMPTE DU CLIENT

Le client (ou son mandataire) agira en tant que responsable du traitement des données personnelles qu'il traite par le logiciel 3P et se conformera par conséquent aux obligations à cet égard. 3P agit uniquement en tant que sous-traitant des données personnelles à cet égard.

En acceptant cette Politique de Confidentialité, le client donne explicitement l'instruction écrite à 3P pour traiter les données personnelles décrites ci-dessous pour le compte du client et ceci pendant la durée du contrat de licence que le client a conclu avec 3P concernant l'utilisation du logiciel 3P.

1 Les données personnelles

3P traitera uniquement les données personnelles saisies dans le logiciel 3P par ses utilisateurs, en particulier :

Titre, nom, prénom, fonction, service, adresse, sexe, numéro de téléphone et / ou adresse e-mail.

Pour autant que le traitement a lieu sur la base du consentement de la personne concernée, le client garantit qu'il dispose de la preuve que cette autorisation a été accordée.

2 Les fins du traitement

Le traitement de ces données personnelles ne s'étend qu’à :

une utilisation du logiciel 3P optimale et adaptée au client, l’intervention ciblée ainsi que la réalisation de changements ou mises à jour dans des dossiers de marchés publics spécifiques à la demande de et conformément aux instructions du client, la détection de fraudes ou d'infractions des droits accordés au client par la licence d’utilisateur, la conservation de sauvegardes de la base de données 3P pour la continuité de l'Utilisation et du support du client par 3P, la mise à disposition à des tiers des données du client via les bibliothèques du logiciel 3P (telles que la bibliothèque de cahiers des charges) et les plateformes en ligne (telles que le portail Web pour les ordres de travail) à la demande du client et conformément aux instructions du client.

3 Les ressources

1 3P traitera les données personnelles uniquement au compte de et selon les instructions du client et de manière :
(a)    à rester licite, approprié et transparent à l’encontre de la personne concernée;
(b)    à ne pas être pas incompatible avec les finalités énoncées au point 2;
(c)    à ne pas permettre d'identifier les personnes concernées plus longtemps que nécessaire aux fins.

2 3P prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité des données à caractère personnel ajusté en fonction des risques et pour les protéger contre tout traitement non autorisé et illégal et contre toute perte, destruction ou dommage involontaire. Ces mesures comprennent notamment :
(a)    des moyens de garantir de façon permanente la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et services de traitement ;
(b)    des moyens de rétablir la disponibilité et l'accès aux données à caractère personnel dans les délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
(c)    une procédure visant à tester, analyser et évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du (des) traitement (s) concerné (s).

3 3P prend des mesures organisationnelles adéquates pour (i) empêcher l'accès des personnes non autorisées aux locaux où les données personnelles sont traitées et (ii) restreindre l'accès aux données personnelles aux employés et / ou aux personnes nommées pour lesquelles un tel accès est nécessaire au traitement (s) de données personnelles.

4 3P tient un registre des activités de traitement qu'il effectue pour le bénéfice du client.

1 3P respectera la confidentialité des données personnelles reçues du client, sauf si une exigence légale, une ordonnance de tribunal ou une instruction spécifique du client nécessite la communication des données, auquel cas le client en sera préalablement informé.

2 3P ne s'appuiera pas sur d'autres sous-traitants sans l'accord préalable ou général du client. 3P garantit en outre que les employés qui effectuent le traitement sont tenus au secret ou sont liés par une obligation légale de confidentialité appropriée. Ces personnes traitent les données personnelles exclusivement pour le compte du client.

En acceptant cette Politique de Confidentialité, le client donne expressément l'autorisation générale à 3P de faire appel à d'autres sous-traitants :
(a)    pour stocker des données sur des serveurs externes, dans la mesure où les fournisseurs de ces serveurs ont conclu un accord de traitement avec 3P dans lequel les conditions équivalentes décrites dans la présente politique de confidentialité sont également imposées au fournisseur ;
(b)    pour les sous-traitants tels que les développeurs de logiciels indépendants, dans la mesure où les personnes impliquées dans le traitement sont tenues au secret ou sont tenues par une obligation légale de confidentialité équivalente à celle des employés de 3P.

En acceptant cette politique de confidentialité, le client autorise expressément 3P à:
(a)    sauvegarder le nom, le numéro de téléphone et l'adresse électronique de la personne de contact pour les marchés publics inclus dans la bibliothèque de cahiers des charges ;
(b)    conserver des sauvegardes de la base de données 3P du client en vue de restaurer les opérations en cas d'interruption des activités ainsi qu’en vue de ses services à l'appui du client dans l'utilisation de 3P ;
(c)    publier des données personnelles sur le portail Web 3P du client conformément aux droits d'accès et aux paramètres définis par le client pour ce portail Web (par exemple, montrer le demandeur pour un ordre de travail).

3 En cas de situation où le client souhaite faire appel à l'assistance de 3P, le client en informera immédiatement 3P par e-mail et par téléphone. 3P s'engage à fournir l'assistance nécessaire au client avec :
(a)    l'exécution de l'obligation du client de répondre aux demandes d'une personne dont il traite des données personnelles ;
(b)    prendre des mesures appropriées pour la sécurité des données personnelles et signaler les violations de la sécurité des données personnelles ;
(c)    effectuer une analyse de l'impact relative à la protection des données, dans la mesure où le client estime qu'une telle évaluation est (juridiquement) requise.

4 3P fournira également au client toutes les informations nécessaires pour démontrer l'accomplissement de ses obligations de transformateur et permettre et contribuer aux audits, y compris les inspections, par le client ou par un contrôleur mandaté par le client. Ces audits ont lieu pendant les heures normales de travail de 3P et sont soumis à une notification préalable au plus tard 15 jours avant la date de l'audit prévu. Les coûts de cette vérification sont entièrement à la charge du client. 3P coopérera pleinement.

5 Une fois les services de traitement terminés, 3P, selon le choix du client, supprime toutes les données personnelles ou les renvoie au client, et supprime les copies existantes, à moins que le stockage des données personnelles soit obligatoire.

6 3P ne conservera jamais les données personnelles du client à l'extérieur de l'Espace Economique Européen. La même restriction sera imposée aux sous-traitants auxquels 3P fera appel.

5 La responsabilité

1 Dans le cas où une réclamation ou une plainte est déposée contre le client par un tiers ou une personne concernée qui se rapporte à une des obligations de traitement, le client en informera immédiatement 3P. 3P coopérera avec le client pour répondre à cette plainte ou réclamation et, le cas échéant, prendra les mesures nécessaires aux frais du client.

2 Conformément aux conditions générales de 3P, 3P ne peut être tenu responsable de toute erreur ou négligence de ses employés dans l'exécution du traitement.

 

(3) DIVERS

1 Si l’une des dispositions de cette politique de confidentialité devait être annulée, cette nullité n'affecte pas la validité des autres dispositions. Si une telle disposition nulle affecte la nature de cette politique de confidentialité, les parties négocient immédiatement et de bonne foi une disposition valable pour remplacer la disposition nulle, qui répond autant que possible à l'objectif de la disposition nulle.

2 Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, vous pouvez toujours contacter 3P via l'adresse e-mail info@3P.eu avec la mention " Politique de Confidentialité de 3P".